Assistant Administratif et Juridique H/F - France Travail

L'assistante administrative et juridique fait le lien entre les clients et les équipes du cabinet, tant du côté de l'accueil que du côté du suivi administratif et juridique de leur contrat. Dans le respect des consignes fixées par sa hiérarchie et des procédures internes, elle contribue à sécuriser les pratiques de l'entreprise pour en préserver le bon fonctionnement.
L'assistante administrative est la première personne du cabinet avec laquelle les clients entrent en contact. Elle assure le lien entre leurs demandes et attentes et ses collègues. A ce titre, elle :
Gère le standard téléphonique, Renseigne le document de suivi et s'assure que celui-ci est bien suivi. Elle relance les personnes en charge des appels lorsque cela n'a pas été fait. Oriente les clients et les visiteurs à l'accueil.
Elle veille à demander l'ensemble des renseignements nécessaires à ses interlocuteurs afin de pouvoir transmettre une information complète et détaillée aux autres membres de l'équipe qui répondront à la demande.
Dès lors que les devis sont réalisés, l'assistante administrative est en charge de mettre en place les dossiers des nouveaux clients, Dans ce cadre, elle :
Envoi les devis et effectue leur suivi, elle s'assure qu'ils sont retournés au cabinet, signés pour pouvoir établir la lettre de mission ou bien relance les clients, Demande au client l'ensemble des documents nécessaires et vérifie d'avoir reçu la totalité des documents attendus, Crée les dossiers informatiques et bureautiques, Transmet à ses collègues l'ensemble des informations nécessaires.
Pour l'ensemble des clients, elle est en charge du suivi de la facturation. Elle :
Met en place les plans de règlements pour les nouveaux clients, conformément à ce qui a été convenu avec eux (lettre de mission), Réalise les factures qu'elle transmet aux clients après validation, suit les règlements : enregistre les paiements et gère les impayés, Relance les clients dès lors que cela est nécessaire.
Elle encadre toutes les tâches courantes nécessaires au bon fonctionnement de l'entreprise. Elle :
Suite et fait remonter les demandes de l'équipe qu'elle fait valider pour lancer les commandes, Gère et suit les commandes, factures et règlements, fait le lien avec les fournisseurs . Actualise, classe, archive les dossiers et les fichiers clients, Scan et archive des documents.
Elle participe aux projets transverses du cabinet, tels que la mise en place de la dématérialisation, des signatures électroniques ou encore des procédures de fonctionnement interne.
L'assistante administrative est un véritable support aux opérationnels, Elle relaie les consignes de la direction, partager les informations, de sources interne et externe, utiles aux collaborateurs.
Elle alerte son supérieur hiérarchique en cas de problématique et est force de proposition pour améliorer l'organisation et le fonctionnement en place.
Dans le cadre de son activité, elle accompagne dans les formalités juridiques notamment de : Création d'entreprise, Modification des statuts (changement d'objet .), Liquidation et fermetures. Elle structure les documents liés aux modifications à effectuer afin de proposer un client un service complet et professionnel.Dans le cadre de ses activités, l'assistante administrative veille à maintenir des relations professionnelles avec l'ensemble de ses collègues. Au quotidien, elle :
Participe au maintien des bonnes relations entre les clients et l'équipe, Est garante de véhiculer une image professionnelle (tenue, posture) car elle représente le cabinet auprès de l'ensemble de ses interlocuteurs, Respecte son obligation de discrétion et de confidentialité des informations qui lui transmises et auxquelles elle a accès. Elle reporte à sa hiérarchie et l'alerte en cas de problématique, en étant force de proposition afin de trouver des solutions pouvant être mises en oeuvre.
Compétences techniques :

Experience: 3 An(s)

Compétences: Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Réaliser une recherche documentaire

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Activités comptables

• Gestion de l'emploi du temps
• SGBD
• Relation client
• Recouvrement
• Facturation
• Permanence téléphonique
• Force de proposition
• Entreprenariat